Particuliere klant
Geen algemene bonverplichting, maar de verkoop moet wel in de kassa staan. Vraagt de klant om een bon, dan geef je die.
Kennisbank · administratie
Kassabon en bewaarplicht: wat moet je bewaren?
Kort antwoord
In Nederland bestaat geen algemene verplichting om elke klant een kassabon te geven, maar je bent wél verplicht elke verkoop vast te leggen en je administratie zeven jaar te bewaren — tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Die bewaarplicht geldt voor de detailgegevens uit je kassasysteem, dus bonregels, btw per tarief, betaalmethode, correcties en dagafsluitingen, niet alleen voor de dagtotalen. Digitaal bewaren mag, zolang de gegevens de hele termijn leesbaar en controleerbaar blijven.
Deze pagina is algemene uitleg op basis van de informatie van de Belastingdienst over hoe lang je je administratie moet bewaren en eisen aan je administratie. Het is geen fiscaal advies; overleg bij twijfel met je boekhouder of accountant.
Bewaartermijnen per soort kassagegeven
| Gegeven | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Verkooptransacties en bonregels | 7 jaar | Inclusief prijs, aantal, btw-tarief, korting, tijdstip en medewerker. |
| Dagafsluitingen en Z-rapporten | 7 jaar | Omzet per betaalmethode, kastelling, kasverschil en toelichting. |
| Retouren, correcties en afschrijvingen | 7 jaar | Met reden, medewerker en tijdstip, zodat correcties navolgbaar zijn. |
| Betaalgegevens van pin en online betalingen | 7 jaar | Transactieoverzichten die aansluiten op je bankafschriften. |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar | Bijvoorbeeld bij een pand dat je koopt of verbouwt. |
De termijn begint te lopen nadat het boekjaar of de lopende verplichting is afgerond. In overleg met de Belastingdienst kun je soms kortere termijnen afspreken voor delen van je administratie die geen fiscaal belang meer hebben.
Wanneer moet je wél een bon of factuur geven?
Zakelijke klant
Je moet een factuur kunnen geven. Onder €100 inclusief btw mag dat vaak een vereenvoudigde factuur zijn met je gegevens, datum, omschrijving en btw.
Btw-administratie
Je btw-aangifte moet herleidbaar zijn naar losse verkopen. Zorg dat elk product het juiste btw-tarief heeft in je kassa.
Checklist: is je kassa-administratie controleerbaar?
- Elke verkoop wordt in de kassa geregistreerd, ook contant en personeelsconsumpties.
- Correcties, retouren en afschrijvingen krijgen een reden en een naam.
- De dag wordt afgesloten met een kastelling en een vastgelegd kasverschil.
- Detailgegevens blijven bewaard, niet alleen de dagtotalen.
- Je kunt de gegevens exporteren en zelf archiveren, los van je abonnement.
- Kassagegevens sluiten aan op je bankafschriften en je btw-aangifte.
Hoe SmartPOSapp je bewaarplicht ondersteunt
Detailgegevens per bon
Elke bonregel met prijs, aantal, btw-tarief, korting, medewerker en tijdstip blijft bewaard, niet alleen het dagtotaal.
Dagafsluiting met kastelling
Z-rapport met omzet per betaalmethode, getelde kas, kasverschil en toelichting — inclusief openingstelling.
Spoor bij correcties
Retouren, afschrijvingen en ladeopeningen worden vastgelegd met reden en medewerker, zodat niets ongemerkt verdwijnt.
Btw per tarief
Stel het btw-tarief in per categorie of product; rapportages splitsen hoog en laag tarief automatisch uit.
Export en koppeling
Exporteer als CSV of koppel via de API naar je boekhouding, zodat je zelf een archief houdt.
Auditlogboek
Wijzigingen aan prijzen, betalingen en instellingen zijn terug te zien in het logboek van je zaak.
Veelgestelde vragen over kassabon en bewaarplicht
Ben ik verplicht een kassabon te geven?
Aan een particuliere klant hoef je niet altijd een bon te verstrekken; er is geen algemene bonverplichting zoals in sommige andere EU-landen. Verkoop je aan een ondernemer, dan moet je wel een (vereenvoudigde) factuur kunnen geven. Belangrijker voor de Belastingdienst is dat elke verkoop in je kassa wordt vastgelegd en dat die vastlegging bewaard blijft.
Hoe lang moet ik kassagegevens bewaren?
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt tien jaar. Die termijn geldt ook voor de gegevens uit je kassasysteem, niet alleen voor de dagtotalen.
Mag ik alleen de dagtotalen bewaren?
Nee. De Belastingdienst wil dat de detailgegevens van je kassa bewaard blijven, zodat een controle terug te rekenen is van dagtotaal naar afzonderlijke transactie. Denk aan bonregels, prijzen, btw-tarief, tijdstip, betaalmethode, kortingen, retouren en correcties.
Moet ik de bonnen op papier bewaren?
Digitaal bewaren mag, mits de gegevens volledig, juist en gedurende de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven. Bewaar dus de digitale kassabestanden zelf; alleen een pdf-afdruk van de dagafsluiting is te weinig.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik van kassasysteem wissel?
De bewaarplicht blijft bij jou als ondernemer, ook na een overstap. Exporteer voor de overstap je verkoop- en afsluitgegevens en bewaar die export zelf, zodat je niet afhankelijk bent van een oud abonnement.
Wat is een afroomkas of grijze kassa en waarom is dat riskant?
Dat zijn kassahandelingen waarmee omzet buiten de administratie wordt gehouden, bijvoorbeeld door bonnen te verwijderen of aan te passen zonder spoor. Een kassasysteem hoort correcties, retouren en afschrijvingen juist vast te leggen met medewerker, tijd en reden; dat spoor beschermt jou bij een controle.
Legt SmartPOSapp alles vast wat nodig is?
SmartPOSapp bewaart per transactie de bonregels, btw per tarief, betaalmethode, medewerker en tijdstip, plus retouren, afschrijvingen, kasverschillen, ladeopeningen en dagafsluitingen. Je exporteert die gegevens als CSV of via de API naar je boekhouding of eigen archief.
Verder lezen: kassasysteem met boekhouding, dagafsluiting maken en kassasystemen vergelijken.
Kassa-administratie die vanzelf klopt
Start gratis, stel je btw-tarieven in en zie hoe dagafsluiting, kastelling en export samenkomen in één overzicht.