Koppeling met Exact Online en Exact Globe
Kassasysteem koppelen aan Exact Online
SmartPOSapp zet je kassadag om in een memoriaalboeking met de juiste grootboekrekeningen, btw-codes en betaalmethoden. Je exporteert het bestand en leest het in Exact in — geen bonnen meer overtikken en geen losse Excel-lijsten voor je boekhouder.
Wat wordt er precies geëxporteerd?
- Dagomzet per btw-tarief (21%, 9% en 0%), gesplitst per grootboekrekening omzet
- Af te dragen btw per tarief op de btw-grootboekrekening met de bijbehorende btw-code
- Betaalmethoden als tegenrekening: pin, contant, cadeaubon en online betalingen
- Kasverschil uit de dagafsluiting als aparte regel, zodat de memoriaal in balans blijft
- Fooien en kasopnames als losse boekingsregels wanneer je die registreert
- Boekstuknummer en datum per kassadag, zodat elke regel terug te vinden is in het Z-rapport
Stappenplan: koppeling inrichten
- 1
Grootboekrekeningen verzamelen in Exact Online
Noteer in Exact Online je grootboekrekeningen voor omzet hoog, omzet laag, af te dragen btw, kas, pinvorderingen en cadeaubonnen, plus de btw-codes per tarief en je memoriaal-dagboekcode.
- 2
Rekeningschema invullen in SmartPOSapp
Open Boekhouding in SmartPOSapp en vul per omzetcategorie, btw-tarief en betaalmethode de bijbehorende grootboekrekening en btw-code in. Dit doe je één keer.
- 3
Periode kiezen en exportformaat selecteren
Kies de periode die je wilt boeken — een dag, een week of een maand — en selecteer het formaat 'Exact Globe / Exact Online (CSV)'.
- 4
Bestand downloaden
Klik op exporteren. Je krijgt een CSV met memoriaalregels per kassadag; het bestand heet exact-memoriaal-<periode>.csv.
- 5
Importeren in Exact Online
Ga in Exact Online naar de importfunctie voor boekingen, kies je memoriaal-dagboek en upload het bestand. Controleer de voorgestelde regels voordat je verwerkt.
- 6
Controleren tegen het Z-rapport
Vergelijk het totaal van de boeking met het Z-rapport van dezelfde dag. Kloppen omzet, btw en betaalmethoden, dan is de koppeling correct ingericht.
Kolommen in het exportbestand
Het bestand is een CSV met puntkomma als scheidingsteken. Deze kolommen staan erin, in deze volgorde:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Dagboek | Je memoriaal-dagboekcode uit Exact, bijvoorbeeld MEMO of KAS. |
| Boekstuk | Datum in jjjjmmdd, zodat elke kassadag één boekstuknummer heeft. |
| Datum | Boekingsdatum in dd-mm-jjjj. |
| Grootboek | De grootboekrekening die je per omzetcategorie, btw en betaalmethode instelt. |
| Omschrijving | Herkenbare tekst, bijvoorbeeld 'Omzet 9% 14-08-2026'. |
| Debet / Credit | Bedrag in euro's met punt als decimaalteken. |
| BTWCode | De btw-code uit Exact die je per tarief koppelt, bijvoorbeeld 1 of 2. |
| BTWBedrag | Het btw-bedrag bij die regel. |
Gebruikt je boekhouder een ander pakket? Dezelfde gegevens exporteer je ook naar Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden.nl, Moneybird, Yuki, AFAS, King en Unit4, of als universeel XAF 3.2-auditbestand.
Veelgestelde vragen
Is dit een directe API-koppeling met Exact Online?
Nee. SmartPOSapp maakt een importbestand aan dat je in Exact Online inleest. Dat werkt op elk Exact-abonnement en je hoeft geen koppelvergunning of extra licentie aan te schaffen. Je houdt zelf de controle over wat je verwerkt.
Wat wordt er precies geëxporteerd?
Per kassadag een memoriaalboeking met de omzet per btw-tarief op je omzetrekeningen, de af te dragen btw met btw-code, de betaalmethoden als tegenrekening en, indien aanwezig, het kasverschil en de fooien.
Werkt het ook met Exact Globe?
Ja. Het formaat 'Exact Globe / Exact Online (CSV)' gebruikt dezelfde kolomindeling met dagboek, boekstuk, grootboek, debet, credit en btw-code, die beide pakketten inlezen.
Kan ik per vestiging boeken?
Ja. Je exporteert per vestiging en kunt per vestiging andere grootboekrekeningen of een ander dagboek instellen, zodat de omzet in Exact gescheiden blijft.
Hoe vaak moet ik exporteren?
Dat bepaal je zelf. Veel ondernemers exporteren één keer per maand voor de btw-aangifte; wil je je boekhouding dagelijks bij hebben, dan exporteer je na de dagafsluiting.
Wat als mijn boekhouder een ander pakket gebruikt?
Naast Exact zijn er formaten voor Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden.nl, Moneybird, Yuki, AFAS, King en Unit4, plus een universeel XAF 3.2-auditbestand dat vrijwel elk Nederlands pakket inleest.
Je boekhouding elke maand in een paar minuten
Richt je rekeningschema één keer in en exporteer daarna elke periode met één klik.